Buongiorno a tutti,
la presente per informarvi la nuova modalità operativa per la prenotazione delle sale riunioni, presenti negli edifici comunali.
Questa nuova modalità, nasce dall’alta richiesta di utilizzo della stanza adiacente l’Ufficio Servizi Informatici, pertanto è necessaria un’organizzazione migliore.
Modalità operativa per la prenotazione delle sale riunioni, presenti negli edifici comunali.
Aula del Consiglio e Saletta del Consiglio: Inviare una mail a Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. (a cui risponde Antonella Guzzo o Barbara Riccieri) con la richiesta di prenotazione (indicando data, orari, materiale e/o mezzi informatici necessari) oppure utilizzare la procedura sotto fino al punto 8. Qui inviate la richiesta tramite mail alla “sala”, attendendo l'accettazione della richiesta di riunione. Si raccomanda la prenotazione di queste due sale, indicando l'utilizzo e la modalità per eventuali pulizie e/o costi di prenotazione (come da regolamento).
Sala Giunta:
Di seguito le linee guida per la prenotazione:
- aprire Outlook
- selezionare “nuovi elementi” e selezionare “riunione”
- si aprirà la schermata di gestione della riunione
- selezionando “luogo” si troveranno le “sale riunioni”
- Doppio click sulla sala riunioni desiderata. In questo caso “Sala Riunioni – Ex Bigoni”
- A questo punto, ci troveremo, sia nel campo “Obbligatorio” (chi deve partecipare alla riunione) e sia sul campo “luogo”, la casella postale della Sala Riunione selezionata.
- Selezionare “Assistente Pianificazione” (cerchiato nell’immagine soprastante) per vedere la disponibilità della sala scelta
- Nell’immagine sopra, vedete quando la stanza sarà libera oppure già occupata per un’altra riunione
- Selezionate nuovamente il tab “Riunione” e completate il vostro invito. Spostate la casella postale della stanza da obbligatorio a facoltativo. In “Obbligatorio” e in “Facoltativo” aggiungete tutti i partecipanti per la vostra riunione.
- Inserite il Titolo
- Verificate, se volete, dall “Assistenze Pianificazione”, se i vostri contatti interni (solo i destinatari facenti parte della nostra organizzazione è possibile ) sono già occupati, se hanno già l’agenda bloccata.
- Verificato la correttezza, cliccate su “Invia”